I sistemi di gestione dei contenuti, meglio noti in gergo informatico come CMS (acronimo di Content Management System) appartengono ad una categoria molto vasta di sistemi software che si prefiggono lo scopo di ordinare, mettere insieme, organizzare e creare diversi documenti, contenuti web e pagine internet da parte di più utenti.

I CMS per il web consentono di creare e aggiornare un portale internet, dal più semplice come WordPress a quello maggiormente complesso, senza essere necessariamente esperti dei linguaggi di programmazione; in altre parole, non è necessario avere competenze tecniche specifiche in ambito informatico per avvalersi dei numerosi vantaggi dei sistemi di gestione dei contenuti.

Ciascun Sistema di gestione dei Contenuti è composto da un back-end (ossia una sezione riservata) di cui i principali redattori delle password posseggono username e password personali. In tal modo, essi hanno l’accesso per l’organizzazione del sito: nello specifico, queste credenziali consentono di creare all’interno del portale sezioni, aree e pagine, aggiungere contenuti secondo le proprie esigenze, il tutto poi sarà pubblicato semplicemente con un click, in genere mediante la voce “pubblica”. L’altra parte del sito, detta anche front-end, è tutto ciò che è visibile dagli utenti esterni e anche questo può essere modificato e personalizzato a livello grafico secondo il proprio gusto e le proprie esigenze.

Quali sono le funzionalità di un Sistema di Gestione dei Contenuti?

Affinché si tratti di un CMS di un certo livello, è necessario che quest’ultimo possegga 4 funzionalità essenziali:

• Gestione utenti e ruoli: tale funzionalità fa riferimento alla capacità di un CMS di coordinare in maniera eccelsa sia gli utenti della pagina web, sia i rispettivi ruoli di ciascuno di questi. Tra le mansioni più note degli utenti, tre sono le più importanti in un Sistema di gestione dei Contenuti:

– Amministratore: chi decide quando e come debba avvenire la pubblicazione;

– Redattore: chi si occupa della stesura dei contenuti delle pagine web;

– Lettore: questo ruolo non ha accesso alla parte riservata del sistema ma solamente al front-end del sito internet, ossia dove sono pubblicate le pagine nella maniera stabilita dal redattore e dall’amministratore.

• Definizione delle attività: tale funzionalità, chiamata dagli inglesi come “workflow” si traduce in italiano nella definizione di un flusso di lavoro specifico o meglio di un percorso definito che giunge alla redazione di uno specifico contenuto. Facciamo un esempio di come questa funzionalità sia messa in atto mediante l’esplicazione della catena di montaggio che ha come obiettivo finale la produzione di un contenuto:
• Il redattore provvede ad inserire il testo;
• Il grafico si occupa della ricerca e dell’inserimento d’immagini, di media in genere associate al testo;
• Il supervisore è deputato al controllo della pagina e alla successiva approvazione;
• L’amministratore infine manda in pubblicazione la pagina web.

Ognuno dei sopracitati passaggi sono tracciati dal sistema e ogni figura coinvolta è notificata attraverso e-mail oppure sms dell’avvio da una fase all’altra del processo produttivo.

• Gestione delle versioni dei contenuti: ciò che è pubblicato non deve essere necessariamente definitivo. E’ possibile modificare e creare versioni di uno stesso contenuto in tempi differenti.

• Pubblicazione del contenuto: lo step finale è la pubblicazione dei contenuti redatti.

I sistemi di CMS sono in grado di gestire siti internet e portali aziendali (pubblici e privati) adattandosi in maniera perfetta alle esigenze del cliente.