Gestire gli appuntamenti con la clientela (e, soprattutto, gestirli bene!) è un’attività spesso difficile e complessa, soprattutto se si opera un team. Tuttavia, non è certo questo il motivo per cui valga la pena disperarsi. Vediamo, in pochi e semplici passaggi, come poter gestire efficacemente i contatti con i clienti, e ottenere risultati più positivi per la propria impresa!

Richiesta iniziale da parte del cliente

Quando un cliente chiede un appuntamento, è bene personalizzare un’email di risposta. Considerato che così facendo impiegherete molto tempo, potete limitarvi a personalizzare solo la parte superiore e quella inferiore, lasciando invece quella centrale standardizzata, o semi standardizzata. In questo modo andrete a impiegare metà del tempo, dando però un’impressione comunque positiva alla clientela.

Pianificazione automaticamente le operazioni

Grazie alle migliori App per appuntamenti è possibile personalizzare parzialmente le attività. Non sottovalutate le potenzialità di questi software, perché vi aiuteranno a tenere più in ordine il calendario e, soprattutto, vi forniranno una cospicua riduzione del tempo impiegato per gestire contatti, attività e esiti.

Contatto personale

Sebbene il cliente riceva una conferma via email da parte vostra o dal sistema automatizzato, gli esperti suggeriscono come una telefonata da parte propria, a confermare i dati, possa contribuire a solidificare la soddisfazione del cliente. Insomma, sebbene gli automatismi siano utili e possano effettivamente farvi risparmiare del tempo prezioso, non esagerate: se fate troppo affidamento agli automatismi, rischierete di perdere quella scintilla in grado di far nascere buoni affari.

Insomma, gli step potrebbero essere:

• ricezione della richiesta di appuntamento da parte del cliente;
• invio al cliente di una notifica via email;
• contatto telefonico personalizzato a conferma dell’appuntamento.

Eliminazione degli appuntamenti saltati

A integrazione degli spunti di cui sopra, vi ricordiamo come non vi sa niente di peggio che perdere del tempo con gli appuntamenti saltati. Proprio per questo motivo, potrebbe essere utile usare il contatto telefonico personalizzato di cui facevamo riferimento anche per chiedere conferma dell’appuntamento. In caso contrario, potrebbe essere opportuno inviare un’email. Ricordate sempre che il tempo è prezioso, e che questo processo è necessario.

Gestione dopo l’incontro

Infine, rammentate l’importanza dei momenti di gestione dopo l’incontro. Una volta che avete partecipato alla riunione, seguite sempre le relazioni con la clientela con un breve ringraziamento.

Contemporaneamente, segnate l’esito dell’incontro e tutte le informazioni che ritenete più opportune sul vostro sistema CRM, che possa aiutarvi a tenere traccia di tutti gli eventi e dei feedback ottenuti.

Ricordato quanto sopra, non possiamo che concludere evidenziando come i passi sopra suggeriti siano semplicemente una traccia di ciò che potreste fare, ma che molto dipenderà dal modo con cui siete abituati a gestire le vostre relazioni, alle caratteristiche della vostra organizzazione e alle finalità che volete ottenere. In ogni caso, un sistema CRM automatizzato, o delle specifiche app in questo ambito, vi aiuteranno certamente a ottimizzare ogni sforzo organizzativo, e migliorare la gestione del vostro portafoglio di clienti.