Entrando in un negozio di una grande catena di elettronica difficilmente è possibile trovare, tra le tante scelte disponibili, una stampante per ufficio che disponga di tutte quelle funzionalità avanzate, necessarie per il settore business. Attraverso questa guida, cercheremo di aiutarvi a scegliere la stampante per ufficio perfetta per le proprie esigenze per poi rivolgersi ad esperti nella vendita online di prodotti per l’ufficio sapendo già cosa acquistare.

Già da diversi anni, la maggior parte delle aziende optano per stampanti collegate in rete che possono essere condivise da più utenti piuttosto che singole stampanti per ogni scrivania.

Queste stampanti per ufficio consentono di risparmiare risorse e tendono a durare molto più a lungo rispetto alle classiche stampanti da tavolo, fornendo inoltre una maggiore velocità di stampa, funzionalità e gestione avanzate come la possibilità di effettuare fotocopie, scansione, e-mail e fax.

Nel 2016 il catalogo delle stampanti aziendali di rete è davvero molto vasto con centinaia di modelli tutti con diverse caratteristiche e capacità, che possono rendere il processo di acquisto scoraggiante: esistono stampanti per ufficio con connettività ethernet o wireless, di tipo laser, LED,  getto d’inchiostro o solid-ink; ancora in bianco e nero o a colori, compatibili con la stampa da dispositivi mobile ed ovviamente di diverse fasce di prezzo in base a ciò che offrono.

In questa guida cercheremo di basare la scelta in base alle vostre esigenze così da abbattere le opzioni e semplificare il processo di acquisto. Spiegheremo le diverse stampanti per ufficio presenti sul mercato in base alle funzioni disponibili, opzioni di rete, costi e modalità di pagamento.

Tipi di Stampanti

Laser / LED

Le stampanti laser e LED, che sono molto simili, sono di gran lunga il più popolare negli uffici. Utilizzando una sorgente luminosa, proiettano un’immagine su un tamburo rotante, che poi trasferisce il toner sulla carta. Questi sono affidabile e veloce, e producono testo di alta qualità. Le capacità di memoria e disco rigido sono l’ideale per il networking. i costi di gestione sono ragionevoli perché il toner è relativamente poco costoso rispetto ad altri metodi di stampa.

Parlando in termini economici, le stampanti per ufficio di tipo laser e LED hanno però un costo iniziale elevato. Non sono inoltre l’ideale per la stampa di tipo fotografico.

Getto d’inchiostro

Le stampanti a getto d’inchiostro sono più comuni per l’uso casalingo e i piccoli uffici: queste lavorando spruzzando inchiostro liquido attraverso una testina di stampa e sono la scelta meno costosa in termini di acquisto, garantendo anche una qualità delle foto alta, risultando un ottima scelta per chi desideri realizzare brochure, volantini e documenti che contengono grafica, potendo inoltre stampare su molti tipi di supporti.

Anche se è possibile trovare una stampante a getto d’inchiostro ufficio qualità con funzionalità di rete, queste sono meno comuni: ciò è dovuto principalmente agli alti costi delle cartucce di inchiostro che le rendono inoltre inadatte all’utilizzo per elevati volumi di stampa per la quali inoltre risultano decisamente più lente rispetto ad altre tecnologie.

Altri tipi di stampanti

Altre tipologie di stampanti meno conosciute rispetto alle Laser / LED e getto d’inchiostro includono:

•  Stampanti inchiostro solido (Sublimazione d’inchiostro) che utilizzano degli stick di inchiostro solido al posto dell’inchiostro fluido o delle cartucce di toner abitualmente utilizzate nelle stampanti. Dopo che lo stick di inchiostro viene caricato nella stampante, viene sciolto ed utilizzato per produrre immagini sulla carta in un processo molto simile alla stampa offset. Gli stick non sono tossici e si possono maneggiare senza alcuna conseguenza nociva. Queste tendono ad essere paragonabile a stampanti laser per qualità, affidabilità e costi nella stampa in bianco e mentre i costi sono nettamente superiori per la stampa a colori. Per contro le stampanti ad inchiostro solido sono inclini a sbavature. E poiché sono meno comuni, ci sono molti meno modelli tra i quali scegliere.

• Stampanti snapshot sono ideali per la stampa di immagini. La qualità delle foto è molto più elevata rispetto ad altri tipi di stampanti. Queste sono più comuni per uso domestico, ma possono anche avere applicazioni commerciali.

• Stampanti a sublimazione realizzate espressamente per fornire la migliore qualità fotografia possibile. In genere, queste stampanti sono riservati per aziende come ad esempio studi di progettazione grafica, che devono avere immagini di qualità superiore. I costi per pagina sono estremamente elevati, spesso superiore a 2 euro.

Cablata vs Wireless

La maggior parte di noi usano stampanti wireless in casa. Perché preoccuparsi di collegare il computer quando è possibile stampare da qualsiasi parte della casa e con qualsiasi dispositivo collegato alla rete?

Tuttavia, le connessioni cablate sono in genere più veloci, affidabile e molto più sicure, ideali quindi in ambienti commerciali, dove le stampanti vengono utilizzate spesso e da più persone contemporaneamente. La scelta di una soluzione wireless invece è ideale perché più flessibili e meno costosa da implementare. Sono inoltre compatibili con i dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Nel nostro mondo sempre più mobile, molte aziende ed in particolare le grandi imprese, offrono ai dipendenti applicazioni che consentono la stampa mobile sia collegando il dispositivo alla stampante o utilizzando una connessione Wi-Fi o Bluetooth oppure accedendo al cloud. Non tutte le stampanti sono compatibili con questa tecnologia, ma già diverse stampanti da ufficio sono compatibili con le tecnologie mobili di stampa come Apple AirPrint, HP ePrint e Google Cloud Print.

Colore vs Monocromatico

Per l’ufficio che stampa principalmente documenti aziendali semplici in testo normale come fogli elettronici, appunti e lettere, una stampante monocromatica può essere la scelta ideale. Nel caso invece l’azienda abbia necessità di stampare grafica, loghi personalizzati o documenti con grafici e altri elementi visivi, il consiglio non può che ricadere su una stampante a colori.

Nonostante si stia per entrare nel 2017, le stampanti monocromatiche vendono ancora sorprendentemente bene per i costi contenuti sia in fase di acquisto sia per il materiale di consumo quali toner e tamburo, ma è importante precisare che la scelta di una stampante per ufficio ha costi comunque elevati che andranno ammortizzati negli anni e forse in futuro una stampante a colori potrebbe sempre essere d’aiuto in ufficio.

Funzionalità stampante per ufficio

Una delle prime cose da considerare quando si tratta di funzionalità è se si necessità di una stampante semplice od una di tipo multifunzione (MFP). Proprio come si evince dal nome, le stampanti monofunzione fanno una sola cosa: stampano documenti. Le MFP sono invece in grado di svolgere molti altri compiti, tra cui la scansione, copia, invio  e-mail e la conversione di documenti. Diversi modelli combinano caratteristiche diverse.

Le MFP sono la scelta ideale in termini di costo perché si evita di dover acquistare più macchine ed occupano meno spazio. Esse contribuiscono a semplificare la gestione dei documenti ed il flusso di lavoro aziendale, perché è possibile inviare fax, scansionare ed inviare via email documenti, tutto dalla stessa macchina. Tuttavia, ovviamente, sono più costose rispetto ad una stampante monouso. Inoltre, se una persona sta usando la macchina per stampare, per esempio, un altro dipendente dovrà aspettare per inviare un fax, fare una copia, ecc.

Tra le altre caratteristiche da prendere in considerazione è importante la velocità di stampa e di volume fornito dalle stampanti per ufficio e che hanno un impatto significativo sul prezzo. In generale, una velocità di stampa di meno di 20 pagine al minuto (ppm) è troppo lenta per ambienti d’ufficio; velocità di 20 ppm a 40 ppm sarà sufficiente per la maggior parte uffici; velocità superiori a 40 ppm sono ideali per l’utilizzo ad alto volume. Alcune delle macchine più sofisticate raggiungono 100 ppm, anche se questo è molto più di quanto la maggior parte delle piccole imprese ha realmente bisogno. Il volume di stampa può variare da modelli di base che contengono soli 100 fogli nel vassoio fino a MFP che contengono 500 fogli nel vassoio principale e 2.000 o più in due o più vassoi aggiuntivi.

La memoria è un’altro valore importante da prendere in considerazione. La maggior parte delle stampanti per ufficio vanno da 64 MB a 256 MB di RAM, anche se alcune stampanti di fascia alta consentono di aggiungere ulteriore memoria, successivamente all’acquisto.

Altre caratteristiche da prendere in considerazione sono:

• La stampa fronte-retro automatica -Anche noto come fronte-retro, stampa su entrambi i lati del foglio senza dover ricaricare la macchina.
• Caricatore automatico di documenti (ADF) Carica più fogli automaticamente per la scansione o l’invio via fax o email.
• Vassoi multiuso -Ideale per la stampa su carta speciale, come buste, cartoline, biglietti da visita, brochure e carta di grandi dimensioni.
• Punti per pollice (dpi) -Il numero di punti per pollice quadrato nei quali si potrà stampare. Più alto è il numero, più nitide saranno le stampe di documenti e immagini.
• USB e lettori di schede per stampare senza un computer.
• Comandi touch-screen interattivi per la facilità d’uso e convenienza.
• La conformità Energy Star per la riduzione dei costi operativi.

Opzioni di rete

La condivisione tra il maggior numero di dipendenti possibile è indubbiamente una delle principali funzionalità per le quali ha senso acquistare una stampante per ufficio. Per fare questo, la stampante deve essere collegata alla rete dell’ufficio, permettendo agli utenti di stampare su una singola macchina dai rispettivi desktop, laptop, dispositivi mobili e, a volte, a distanza.

Ci sono due modi per collegare una stampante laser ad una rete aziendale: acquistare una stampante dotata di funzionalità di rete o collegare una stampante a un server di stampa dedicato. Le stampanti con funzionalità integrate sono più semplici da collegare, ma con costi più alti. In entrambi i casi, è possibile noleggiare un fornitore esterno per fare il setup (se non è incluso nel prezzo di acquisto o di locazione), o affidarsi a personale IT interno (se ne avete uno).

In aziende di grandi dimensioni sono necessarie più di una stampante, così le aziende spesso scelgono di acquistare una stampante laser per ogni reparto, gruppo o squadra. Stampanti separate possono risiedere sulla stessa rete, consentendo ai dipendenti di utilizzare quella necessaria. Ciò è particolarmente utile se dipendenti devono passare da una macchina monocromatica ad una macchina a colori, per esempio. In alternativa, è possibile utilizzare sottoreti che consentono a determinati utenti l’accesso solo alcune stampanti. Queste configurazioni sono utilizzate per limitare o restringere l’accesso alle stampanti a colori perché i loro costi di gestione sono molto più alti.

Costi Business Printer

Dopo aver letto e pensato alla scelta della stampante per ufficio ideale, in molti sorge però spontanea la domanda: quanto dovrò spendere? Questa è una domanda difficile a cui rispondere senza conoscere le esigenze specifiche della vostra azienda, ma noi vi daremo un’idea generale di cosa aspettarsi.

Ad oggi, è possibile acquistare una stampante multifunzione per casa, con connessione wifi per meno di 8€, ma non aspettatevi questi prezzi per una stampante per ufficio di buona qualità.

Stampanti inkjet progettate per le imprese medio piccole vanno da circa 150 euro fino a 300 euro, garantendo prestazioni e velocità che nella maggior parte dei casi saranno più che sufficienti. Ovviamente questa scelta va presa per chi dispone di un budget molto limitato, mentre chi desidera stampare alti volumi di dati ed una certa velocità di stampa, non potrà che optare per una stampante laser.

Le stampanti laser a colori più elementari partono da circa 350 euro, ma i modelli che sono adatti per uffici di piccole e  medie dimensioni di solito costano tra i 750 euro ed i 3000 euro,con i modelli di fascia alta, con connettività di rete e opzioni multifunzione possono arrivare anche a 5000 euro e fino a 10000 euro.

Come per valutare le vostre esigenze e al budget

Prima di fare acquisti, è importante valutare le esigenze della vostra azienda -Cosa si desidera dalla stampante? Quante persone dovranno usarla? È la velocità è più importante rispetto alla qualità di stampa? La utilizzerete per i documenti come fogli di calcolo e file di Word, o per documenti che incorporano grafica e foto?

Il nostro consiglio è quindi identificare come verrà utilizzata la stampante, fare una lista delle vostre priorità e must-have delle caratteristiche. Il tempo speso nel valutare le vostre esigenze renderà più semplice eliminare la miriade di opzioni disponibili ma non necessarie ed aiutare i fornitori o siti esperti nella vendita online di prodotti per l’ufficio a consigliare i tipi ed i modelli che meglio si adattano alla vostra attività.

Considerate il vostra budget. Quanto siete disposti e / o in grado di spendere?  Tenete a mente che le stampanti commerciali sono un importante investimento, perché sono fondamentali per le funzioni quotidiane. Il modello più economico sul mercato, spesso non offre il miglior investimento alla lunga mentre di contro non bisogna esagerare nell’investimento, sovradimensionandolo, per  non rimpiangere l’acquisto più tardi.

Con la speranza che i nostri consigli vi abbiano aiutato nella scelta della stampante per ufficio perfetta per le vostre esigenze, vi lasciamo con alcune delle migliori offerte al momento presenti su Amazon per le principali tipologie di prodotto elencate sopra.