Essere imprenditori non è un compito semplice. Difatti, bisogna assicurarsi che i propri dipendenti siano soddisfatti del lavoro in azienda e che diano il proprio meglio. In secondo luogo, è necessario tenere sotto controllo tutti i processi aziendali, non solo quelli relativi alla produzione. Un compito non certo facile, ma che può venire semplificato con qualche accorgimento e con la giusta dose di organizzazione.

Cosa significa semplificare?

Semplice e facile non sono sinonimi. Semplificare i processi aziendali significa renderli meno complessi, renderli fluidi, immediati e di facile comprensione. Molte operazioni aziendali, infatti, sono ripetitive. Farle fare ai propri dipendenti manualmente porta a un notevole dispendio di tempo ed energie che potrebbero essere dedicate ad altre attività. Le attività ripetitive dovrebbero essere sostituite da software che effettuano i processi in automatico. Questi tipi di software possono essere implementati in tutti i settori di una data impresa, per esempio le vendite e gli acquisti, la contabilità oppure nell’assistenza al cliente.

I software per la semplificazione aziendale per la contabilità

I moderni software per la semplificazione aziendale possono essere impiegati con notevole successo nella contabilità e anche in altri settori, riducendo i costi e l’attività amministrativa. Infatti, è tutto incluso nel servizio scelto e si evita in questo modo di rivolgersi a professionisti esterni. Questi software vengono chiamati “software gestionali”. Ci sono diversi tipi di software gestionale, per esempio software di contabilità, per la produzione, per il budgeting, per il magazzino o software di gestione ed analisi finanziaria. Questi programmi sono particolarmente convenienti perché:

• sono intuitivi, di facile utilizzo;
• non comportano un investimento iniziale ma possono essere rinnovati a seconda del piano scelto (mensile o annuale), proprio come un abbonamento a Netflix o ad Amazon Prime;
• sono suddivisi in moduli che permettono la scelta di determinate funzioni;
• scalabilità: si possono aggiungere o disattivare specifiche funzioni a seconda della fase di sviluppo aziendale;
• sono personalizzabili per adattarsi a tutte le realtà;
• hanno un ottimo rapporto qualità-prezzo;
• migliorano l’efficienza del lavoro dei propri dipendenti e consentono di tenere sotto controllo la propria attività;
• garantiscono la sicurezza dei dati aziendali e dei dati dei propri clienti e fornitori;
• molti di essi funzionano in cloud, per questo motivo sono accessibili non solo da PC ma anche da smartphone o tablet;
• garantiscono un servizio clienti qualificato, che assisterà nel caso ci siano dubbi o domande.

Le carte prepagate

Un altro metodo valido per la semplificazione aziendale è sfruttare le carte aziendali. Le carte business permettono al titolare di delegare i pagamenti ai responsabili di un dato dipartimento, di monitorare e fissare un tetto massimo per le spese e di rendere più efficienti e veloci le operazioni di pagamento e di contabilità. 

Ci sono vari tipi di carte business. Le più utilizzate sono le carte di credito e le carte prepagate. Le carte di credito sono molto comode e consentono di avere sempre liquidità, ma non sempre questo è un vantaggio, perché in questo modo può essere difficile rendersi conto di quanto viene speso. Inoltre, le carte di credito sono anche piuttosto costose e necessitano di tempo per l’attivazione. Al contrario, le carte prepagate sono molto più flessibili, sono attivabili facilmente online e in un periodo di tempo davvero breve e presentano un minor rischio per le attività. Grazie alle carte prepagate Soldo è possibile impostare delle ricariche automatiche, autorizzare i propri dipendenti a gestire parte dei fondi aziendali in autonomia, trasferire fondi da una carta all’altra, tenere sotto controllo gli importi versati e attivare o bloccare determinate funzioni a seconda dell’impiego di una data carta.

In conclusione, i processi aziendali possono essere notevolmente snelliti se si attuano delle modifiche alla gestione della contabilità. In tal senso, può essere di particolare ausilio introdurre dei software gestionali per la contabilità oppure ricorrere a carte prepagate.