In questo articolo vi mostreremo dieci funzionalità di Google Drive poco conosciute dagli utenti, ma in realtà di grandissima utilità.
Le applicazioni di Google Drive sono caratterizzate da un’indiscussa semplicità e facilità di utilizzo ma allo stesso tempo da un’elevata efficacia. Google Documenti ad esempio, sebbene meno sofisticato di Microsoft Office, possiede delle capacità sorprendenti che spesso, non essendo immediatamente visibili, passano purtroppo inosservate.
Strumenti di ricerca
Google Documenti è un’applicazione che consente di salvare documenti di testo e fogli di calcolo nei formati .doc, .odt e .pdf, o creare delle presentazioni, fogli di calcolo e moduli HTML. Nel tempo si è evoluto da prodotto a sé stante a elemento integrato a tutti gli effetti a Google Drive. Esso, inoltre, quando ci troviamo all’interno di un documento o una presentazione, ci permette di cercare e fare riferimento a informazioni e immagini sul Web (attraverso link o importazione di estratti) senza uscire dalla pagina nella quale stiamo lavorando, cioè senza dover in sostanza abbandonare il file. Per utilizzare questa funzione, disponibile solo su computer e su smartphone Android, dobbiamo semplicemente andare alla voce Strumenti e selezionare Ricerca, ove sulla destra comparirà immediatamente un campo adibito alla ricerca dal quale potremo eseguire indagini su qualsiasi argomento.
Riconoscimento vocale
Utilizzando un microfono possiamo sfruttare lo strumento di riconoscimento vocale di Google Drive (disponibile per il momento solo su Chrome), che ci permetterà di dettare il testo da inserire in un documento semplificandone così la redazione. Per farlo dobbiamo nuovamente dirigerci agli Strumenti e selezionare la voce “Digitazione vocale“.
Modelli di Documenti, Fogli e Presentazioni
Google ha davvero messo in campo una grandissima varietà di modelli che si adattano a ogni tipo di file che dobbiamo creare (un curriculum in Documenti, un piano per il budget in Fogli o una proposta per un progetto in Presentazioni), e che troviamo catalogati in base all’argomento di cui abbiamo bisogno. Una volta definito il modello da utilizzare, possiamo accedere a un’anteprima dello stesso e modificarlo con estrema facilità.
Colori delle cartelle
Con Google Drive possiamo organizzare tutto in cartelle e poi assegnare a queste un colore che le differenzi una dall’altra. Basterà cliccare con il tasto destro del mouse su una di esse nel pannello situato a sinistra, e selezionare l’opzione “Modifica colore“.
Diagrammi di flusso
Non tutti sanno che con l’app Draw.io è possibile realizzare diagrammai di flusso anche utilizzando UML.
Applicazioni complementari
Nel Web Store di Chrome sono presenti molte applicazioni che possono essere utilizzate per integrare le funzioni di Google Drive. Alcune di esse sono davvero molto utili e ci consentono di riprodurre musica o visualizzare documenti HTML. È anche possibile installare un’estensione che ci permetta di adattarle ulteriormente ai file creati con Word, Excel o Access.
Creazione di un sondaggio con i Moduli Google
Possiamo anche creare con grande semplicità dei moduli per i nostri sondaggi. Non dobbiamo far altro che cliccare su Nuovo, selezionare Altro, e subito dopo l’opzione “Moduli Google“. L’applicazione è molto intuitiva e consente di impostare opzioni di risposta semplice o multipla. Una volta terminato un modulo è possibile condividere il link.
Strumenti aggiuntivi di Google Documenti
Google Documenti ha integrata la possibilità di installare delle funzioni accessorie proprie. La varietà è immensa e si troveranno temi, strumenti di collegamento di Google Documenti ad altri servizi, e anche elementi che estendano le funzionalità del programma.
Aggiunta di caratteri
Si potrebbe pensare che uno dei punti deboli di Google Drive siano i caratteri in un documento. Ma non è così. Se apriamo la scheda che mostra il tipo di carattere che stiamo utilizzando, in fondo ad essa troveremo l’opzione “Altri caratteri“, dove potremo accedere a un grandissimo archivio di font in grado di soddisfare qualsiasi nostra necessità.
Cronologia delle revisioni
La cronologia delle revisioni risulta davvero geniale quando abbiamo a che fare con file di testo di notevoli dimensioni, perché ci permette di visualizzare tutte le modifiche che sono state apportate a documenti, fogli di lavoro, presentazioni o disegni (anche mostrandoci quale persona le abbia di fatto eseguite), eventualmente consentendoci di ripristinare le versioni precedenti del file stesso.
