Il 2016 è stato un anno di fondamentale importanza per la Pubblica Amministrazione, è stato infatti l’anno entro il quale le amministrazioni pubbliche avrebbero dovuto allinearsi con quelle che sono le nuove normative vigenti in merito al processo di digitalizzazione dei documenti. Ciò che si intende fare è eliminare o quantomeno ridurre drasticamente l’utilizzo del cartaceo in favore di un flusso altrettanto ottimizzato dei documenti in forma digitale. Con la modifica alla legge n.241/1990 al decreto n.33/2013 e alla riforma del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n.82/2005) finalmente dovremmo essere pronti per questo drastico ma utilissimo cambiamento.

Che cos’è la digitalizzazione dei documenti cartacei

La digitalizzazione è un processo in cui si va a convertire un qualcosa che è cartaceo. I documenti, nero su bianco, diventano digitali, quindi non cartacei ma assorbono la stessa valenza e importanza di un qualsiasi documento riportato ancora su carta. In Italia le spese relative al cartaceo, quindi alla carta che tutti comunemente usiamo per effettuare stampe, sono altissime. In un anno si “buttano” milioni di euro per tenere all’interno degli archivi documenti cartacei, che diventano di volta in volta sempre più difficili da classificare e catalogare.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Un documento cartaceo è ovviamente un qualcosa che va a occupare spazio all’interno di un archivio. Un qualcosa che con il tempo potrebbe andare perduto o potrebbe anche degradarsi. Con la digitalizzazione dei documenti questi fascicoli verrebbero direttamente salvati all’interno di memorie centralizzare per essere disponibili h24 anche attraverso connessioni remote, non essendo quindi fisicamente sul luogo. Si può assegnare una chiave e dei parametri ad ogni documento, in modo da renderne più semplice la catalogazione. In questo modo anche le ricerche, effettuate attraverso apposite Query, sarebbero molto più semplici e veloci. Niente più file o appuntamenti per riuscire a trovare un documento presso la vostra amministrazione, faranno tutto i sistemi.

La digitalizzazione dei documenti cambia anche il rapporto di lavoro con il personale

Come si muovo i documenti all’interno della Pubblica Amministrazione con la digitalizzazione degli stessi?

Ogni PA dispone di un proprio protocollo informatico interno. All’interno di questo protocollo informatico vengono attribuiti diversi account a seconda del servizio, dell’operatore o altro. Questi account fungono come delle “caselle di posta” in cui vengono inviati e smistati tutti i vari documenti. Facciamo un esempio di smistamento dei documenti digitali per un ente esterno che invia una PEC o un qualsiasi altro documento ad una PA:

1. Il documento esterno viene ricevuto e protocollatodall’ufficio protocollo o direttamente dall’ufficio di interesse;
2. Il documento, con un proprio codice identificativo, inizia ad essere elaboratoe viene inviato dopo la registrazione attraverso protocollo agli uffici di interesse;
3. Gli uffici interessati, una volta visionato il documento ed analizzato il suo contenuto, procedono ad una risposta diretta sempre attraverso protocollo amministrativo;
4. In questo modo ogni ufficio di competenza riceve all’interno del proprio account il documentocompleto e visionabile, provvisto anche di eventuale firma digitale.

La firma digitale è infatti l’equivalente informatico di una tradizionale firma che verrebbe apposta su carta direttamente dalla persona responsabile del procedimento. In questo modo i nuovi documenti digitali assumono la medesima importanza di una loro “copia gemella” in forma cartacea.