Sono ormai diversi anni che in azienda è possibile sfruttare appieno i Software OCR; si tratta di programmi in grado di leggere e riconoscere un testo in formato digitale, per rielaborarlo o trasportarlo in un formato modificabile. A tale scopo basta a vere una versione digitale del testo in questione, non importa se si tratta di un’immagine o di altro formato, visto che comunque verranno elaborati dal software gestione documentale.

Come funzionano

OCR è un acronimo che sta per Optycal Characther Recognition. La storia di questo tipo di programma risale agli anni ’80, anche se ai tempi si trattava di software quasi sperimentali, dotati di un’accuratezza minima, che consentivano di ottenere solo il minimo riconoscimento di un testo in formato digitale, con enormi errori di interpretazione. Oggi questo tipo di programmi ha raggiunto un’accuratezza del 99% per quanto riguarda i testi stampati, si tratta praticamente di farli “leggere” al software ottenendo un risultato simile a quello di un essere umano. Si possono sfruttare anche programmi in grado di leggere gli scritti a mano libera, che però raggiungono un’accuratezza inferiore, pari all’85%. Nel caso della scrittura corsiva poi si ha un’ulteriore peggioramento. Gran parte della documentazione oggi utilizzata in un qualsiasi ufficio però è compilata in modo digitale, tramite la tastiera di un computer, cosa che rende applicabili i software OCR nella gran parte dei compiti di archiviazione e gestione dei documenti.

Cosa si può fare

Un software OCR oggi è in grado di leggere qualsiasi tipo di documento. Se si pensa alla mole di moduli, bollette, fatture, preventivi e codici a barre con cui ogni giorno abbiamo a che fare, appare chiaro che questo tipo di software può avere un ampio utilizzo a livello aziendale. Si possono infatti sfruttare software in grado non solo di leggere una fattura, ma anche di utilizzarne i codici e le diciture per creare un file di archivio, in modo da rendere univocamente riconoscibile il documento, per gestirlo poi in modo corretto. In questo modo il compito di data entry diventa una breve tappa quotidiana, invece di necessitare di personale appositamente assunto per svolgere questo tipo di lavoro. Si possono utilizzare anche software OCR in grado di riconoscere i codici a barre, ma anche marcature predisposte utilizzando dei simboli, ad esempio serie di asterischi o trattini, in modo da creare un codice personalizzato. Il programma OCR può essere integrato ad un software di gestione documentale, in grado di leggere, comprendere a archiviare qualsiasi tipo di documento.